Serviceabos und Verwaltungskosten

Servicesabos dienen der regelmässigen Wartung von Anlagen, Maschinen und Einrichtungen. Solange die Serviceabonnements nur der Wartung dienen und nicht zusätzliche Reparaturen abdecken, können diese Kosten im Mietvertrag als Nebenkosten ausgewiesen werden.

Verwaltungskosten beinhalten alle Kosten, welche für die Verwaltungsarbeit im Zusammenhang mit den Nebenkosten stehen. Dabei gibt es einige Besonderheiten zu beachten. In der VMWG ist geregelt, welche Verwaltungsarbeit nebenkostenfähig ist und wie die Kosten abgerechnet werden können.

Serviceabos dienen der Wartung und Instandhaltung von Anlagen, Maschinen und Einrichtungen einer Liegenschaft. Reparaturen hingegen sind laut Art. 6 der VMWG nicht nebenkostenfähig. Serviceabos dürfen somit ausschliesslich der Wartung und nicht der Reparatur dienen.

Anrechenbare Serviceabos beinhalten den Service von:

• Lift
• Elektronischen Garagentorantriebes
• Klimaanlagen und Ventilatoren
• Feuerlöschgeräten und Brandmeldeanlagen
• Alarmanlagen
• Gegensprechanlagen
• Geschirrspülmaschinen
• Waschmaschinen und Tumblern
• Service des Brenners einer Heizungsanlage*
• Service für Abrechnungsfirmen oder Abrechnungssoftware (zum Beispiel zevvy)**

* Serviceabonnements, die mit den Heiz- und Warmwasserkosten zusammenhängen, können in der Heiz- und Warmwasserabrechnung berücksichtigt werden (Oberle, 2019, S. 33).

** Solche Serviceverträge sind laut VMWG Art. 5 nebenkostenfähig und können in der Nebenkostenabrechnung aufgelistet werden.

Die Kosten für den Verwaltungsaufwand können nur dann abgerechnet werden, wenn sie als Nebenkosten im Mietvertrag ausgewiesen sind und eine jährliche Abrechnung gemacht wird. Bei Kosten, die pauschal oder über den Mietzins beglichen werden, können die Mieterinnen davon ausgehen, dass diese für den Verwaltungsaufwand bereits enthalten sind.

Beispiel: Ist für die Treppenhausreinigung eine monatliche Pauschale vereinbart, beinhaltet diese auch die dazugehörigen Verwaltungskosten. Wurde jedoch für die Gartenpflege eine jährliche Akontozahlung mit detaillierter Jahresabrechnung abgemacht, sind die Vermieter:innen verpflichtet, eine Abrechnung dieser Nebenkosten zu erstellen. Der Aufwand für das Erstellen der Nebenkostenabrechnung darf als Verwaltungskosten den Mieter:innen verrechnen werden.

Für den Betrieb der Heizungs- und Warmwasseraufbereitungsanlage können sämtliche Verwaltungskosten in Rechnung gestellt werden, zum Beispiel das Bestellen des Kaminfegers. Auch hier gilt, dass diese Verwaltungskosten nur dann abgerechnet werden können, wenn für Heiz- und Warmwasserkosten eine Akontozahlung vereinbart ist. Bei allen weiteren Nebenkosten darf nur der Aufwand zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung auf die Nutzer:innen verteilt werden.

Die Verwaltungskosten können entweder nach Aufwand oder nach ortsüblichen Sätzen in Rechnung gestellt werden. Weit verbreitet ist ein fester Prozentsatz der Nebenkosten. Zu hohe Ansätze müssen jedoch von den Mieter:innen nicht akzeptiert werden. Bei einem zu hohen Prozentsatz besteht die Möglichkeit, einen Nachweis zum ortsüblichen Ansatz zu verlangen. Gemäss mehreren kantonalen Gerichtsentscheiden und einer Mitteilung des Bundesamtes für Wohnungswesen sind in der Schweiz Pauschalen von höchstens 3% üblich.