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Publiziert: 14 Mai 2021
Aktualisiert: 16 Juni 2021

Serviceabos und Verwaltungskosten

Serviceverträge dienen der regelmässigen Wartung von Anlagen, Maschinen und Einrichtungen. Solange die Serviceabonnements nur der Wartung dienen und nicht zusätzliche Reparaturen abdecken, können diese Kosten im Mietvertrag als Nebenkosten ausgewiesen werden.

Verwaltungskosten beinhalten alle Kosten, welche für die Verwaltungsarbeit im Zusammenhang mit den Nebenkosten stehen. Dabei gibt es einige Besonderheiten zu beachten. In der VMWG ist geregelt, welche Verwaltungsarbeit nebenkostenfähig ist und wie die Kosten abgerechnet werden können.

Serviceabonnements

Serviceverträge dienen der Wartung und Instandhaltung von verschiedenen Anlagen, Maschinen und Einrichtungen einer Liegenschaft. Reparaturen hingegen sind laut Art. 6 der VMWG nicht nebenkostenfähig. Das heisst, solche Serviceabonnements dürfen ausschliesslich der Wartung und nicht der Reparatur dienen.

Beispiele für Serviceverträge:

  • Service von Lift
  • Service von elektronischen Garagentorantriebes
  • Service von Klimaanlagen und Ventilatoren
  • Service von Feuerlöschgeräten und Brandmeldeanlagen
  • Service von Alarmanlagen
  • Service von Gegensprechanlagen
  • Service von Geschirrspülmaschinen
  • Service von Waschmaschinen und Tumblern
  • Service des Brenners einer Heizungsanlage*
  • Service für Abrechnungsfirmen oder Abrechnungssoftware (zevvy)**

* Serviceabonnements, die mit den Heiz- und Warmwasserkosten zusammenhängen, können in der Heiz- und Warmwasserabrechnung berücksichtigt werden. (Oberle, 2019, S. 33)

**Solche Serviceverträge sind laut VMWG Art. 5 nebenkostenfähig und können wenn vorhanden, in der Heiz- und Warmwasserabrechnung aufgelistet werden.

Grundsätzlich sind alle Serviceverträge nebenkostenfähig, die der Wartung dienen und nicht zusätzliche Reparaturen abdecken.

Verwaltungskosten

Die Kosten für den Verwaltungsaufwand können nur dann abgerechnet werden, wenn die Nebenkosten im Mietvertrag ausgewiesen sind und eine jährliche Abrechnung gemacht wird. Das heisst, die Verwaltungskosten dürfen nur bei den Nebenkosten umgelegt werden, die mittels Akontozahlung beglichen werden. Bei Kosten, die pauschal oder über den Mietzins beglichen werden, kann der Mieter davon ausgehen, dass die Kosten für den Verwaltungsaufwand bereits enthalten sind.

Ist also für eine Nebenkostenposition, wie zum Beispiel die Treppenhausreinigung, eine monatliche Pauschale vereinbart, beinhaltet diese Pauschale auch die dazugehörigen Verwaltungskosten. Wurde jedoch für die Nebenkostenart "Gartenpflege" zum Beispiel eine jährliche Akontozahlung abgemacht, ist der Vermieter verpflichtet eine Abrechnung dieser Nebenkosten zu erstellen. Folglich kann der Vermieter den Aufwand für das Erstellen der Rechnung als Verwaltungskosten dem Nutzer verrechnen

Für den Betrieb der Heizungs- und Warmwasseraufbereitungsanlage können sämtliche Verwaltungskosten in Rechnung gestellt werden, also zum Beispiel auch das Bestellen der Heizenergie oder des Kaminfegers. Auch hier gilt, dass diese Verwaltungskosten nur dann abgerechnet werden können, wenn für Heiz- und Warmwasserkosten eine Akontozahlung vereinbart ist. Bei allen weiteren Nebenkosten darf nur der Aufwand zur Erstellung der Nebenkostenabrechnung auf die Nutzer:innen verteilt werden.

Die Verwaltungskosten können entweder nach Aufwand oder nach ortsüblichen Sätzen in Rechnung gestellt werden. Weit verbreitet ist ein fester Prozentsatz der Nebenkosten. Zu hohe Ansätze müssen jedoch von den Mieter:innen nicht akzeptiert werden. Bei einem zu hohen Prozentsatz besteht die Möglichkeit, einen Nachweis zum ortsüblichen Ansatz zu verlangen. Gemäss mehreren kantonalen Gerichtsentscheiden und einer Mitteilung des Bundesamtes für Wohnungswesen sind in der Schweiz Pauschalen von höchstens 3% üblich.